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TRIBUNA
febrero 2011

Eventos Vip: sorprender a los que lo han visto todo

Mario José de las Muelas,
director general de Terra Consultoría de Incentivos

 
Mario José de las Muelas¿Cómo cautivar a quién ha visto o cree haber visto de todo?

A la hora de organizar un evento VIP el principal reto es sorprender a un público que está acostumbrado a que le inviten continuamente a eventos de todo tipo y actos sociales. Por eso, el éxito de un evento VIP no se debe sólo al dinero invertido, que siempre facilita las cosas, si no a la originalidad y creatividad del mismo.

Pero de nada sirve preparar el evento más perfecto del mundo si nadie acude. Quizás el reto más importante a la hora de organizar una acción VIP es lograr que los invitados asistan. Es cierto que es una afirmación bastante obvia, pero es importante tenerla en cuenta: los invitados de este nivel suelen tener una agenda repleta y el evento tiene que ser suficientemente interesante y atractivo y, a su vez, estar planeado de una forma diferente y exclusiva que incite a aceptar la propuesta.

De ahí que la comunicación previa sea uno de los factores por no decir el más importante cuando preparas una acción para clientes VIP: si la comunicación previa no es atractiva y creativa, el número de asistentes disminuirá.

Una vez consigamos que los clientes acepten viene la parte técnica y operativa. Hay que buscar lugares, a ser posibles novedosos y que los invitados no hayan visitado o, si lo han hecho, mostrarles una nueva forma de verlo o disfrutarlo. Nuestro objetivo será que los invitados disfruten de una experiencia única, cada vez. Y aquí es donde la imaginación toma el mando.

En un evento VIP, como en todos, la restauración es un punto imprescindible. Es el momento de interacción. Con una copa de un buen vino y una exclusiva “tapa”, los participantes hablan, se conocen, establecen relaciones... y ese es uno de los objetivos básicos en un evento. Una misión que, en cualquier otro momento del acto, no se podrá cumplir porque estarán atendiendo a la presentación, la actuación, la visita guiada... por eso en una acción de este tipo nunca puede faltar el elemento gastronómico.

Tener una idea, elegir el lugar, preparar la logística, la restauración, la comunicación previa, manejar el presupuesto... preparar un evento VIP es una tarea complicada, una mezcla entre ciencia y arte dedicada en exclusiva a Sorprender al invitado.
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