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TRIBUNA
octubre 2005

Dedicar tiempo a la comunicación es básico para el éxito de la empresa

Gina Opdebeeck,
directora general de Unique España

 
Gina OpdebeeckLa comunicación con nuestros colaboradores es uno de los pilares sobre los que se asienta el éxito de las empresas del siglo XXI. Para ello los directivos debemos dedicar tiempo y esfuerzo a conseguir resultados positivos de cada encuentro con los trabajadores. Hoy quiero compartir algunas claves y herramientas que en Unique nos han resultado útiles a la hora de motivar a nuestros trabajadores.
¿Cómo nos comunicamos con los empleados? En muchas ocasiones lo hacemos por teléfono o a través del correo electrónico. Como directores o empresarios pasamos más tiempo en nuestro despacho y con los clientes que en la oficina con los empleados. Los empleados modernos no necesitan un jefe que esté vigilando su trabajo y que les mire por detrás del hombro. Pueden trabajar de forma independiente. Aunque esta afirmación es cierta, hasta el mejor de los empleados necesita reglas de juego y conversaciones para poder trabajar con eficacia sin la presencia de alguien que le controle en todo momento.

Los trabajadores rinden más si tienen metas bien definidas. Las tareas, responsabilidades y competencias deben estar claramente reguladas. De ahí, la importancia que adquieren las habilidades para mantener una buena entrevista con los colaboradores, ya que el éxito de su proyecto empresarial depende en gran medida de una óptima comunicación en el ámbito de la empresa.

Al mantener entrevistas con colaboradores de una forma periódica logramos que los empleados persigan el bienestar, que cada uno se pregunte cómo puede colaborar con la empresa y que todos empujen hacia un mismo lado para conseguir los resultados que permitan a la compañía crecer cada día más. Todo esto se reflejará en un mejor servicio al cliente y, por ende, a un mejor estado en la sociedad.

Por el contrario, si no existen canales de comunicación entre directivos y colaboradores las consecuencias para la compañía serán nefastas.

Sin una buena comunicación, los empleados se sienten aislados, desorientados y bajan su rendimiento al percibir que no se les tiene en cuenta para el futuro de la empresa y que los cambios o decisiones que se vayan a tomar no contarán con su aval o aprobación.

Los directivos y los empleados modernos no nacen, se crean. Ya sean entrevistas de evaluación, desempeño de funciones o para dar malas noticias, no pasa una semana sin que el director gerente o el director de personal tenga una entrevista seria con un empleado. Algunos de estos directivos acuden con cierta desgana y sin mucho optimismo a estas reuniones.

Algo parecido ocurre con los empleados. Para superar estos encuentros con éxito conviene que se hable abiertamente de lo que ambos esperan dentro de un período y bajo ciertas condiciones.

Los directivos y los empleados modernos hablan de las posibilidades de colaboración que ambos pueden ofrecer en su desempeño. También otorgan gran importancia a los apoyos que pueden darse para alcanzar los objetivos y el desarrollo personal.

Para la transmisión de reglas de juego y para llevar a cabo conversaciones de trabajo es fundamental mantener una buena comunicación con los colaboradores. No por teléfono ni por vía digital instantánea, sino mediante un encuentro personal a puerta cerrada.

Una buena comunicación requiere la transmisión cuidadosa de un mensaje sin ruidos de fondo. Ésta es la base para una cooperación óptima entre el personal y los directivos dentro de la organización. Añada una pizca de control y análisis de reacciones (feedback) y verá que en la empresa ya nadie se siente ni solitario ni un bienintencionado Quijote. Más aún, antes de que se dé cuenta verá que se comparten los éxitos y las nuevas ideas creativas.

Pensando en la importancia de todas estas cuestiones, Unique, empresa siempre preocupada por mejorar las relaciones en el ámbito laboral y por encontrar el lugar de trabajo óptimo para cada trabajador, ha editado una nueva guía de ayuda a profesionales de recursos humanos en la que se describen las pautas a seguir para obtener los mejores resultados en cada una de las distintas entrevistas con colaboradores.

La idea que trato de trasladar en este artículo, y en el de-sempeño de mis funciones diarias, es que una buena comunicación evita problemas y sorpresas desagradables, como puede ser el hecho de perder a un buen colaborador/a.

No quiero acabar sin enumerar brevemente unas recomendaciones que pueden ser de utilidad para organizar eficazmente las entrevistas de progreso con los empleados: en primer lugar dedique parte de su tiempo a organizar la entrevista, elabore un guión con los puntos a tratar. En el caso de una entrevista de evaluación los puntos que deben tratarse (a grandes rasgos) son los siguientes: conocimientos y capacidad para el desempeño del trabajo, consecución de objetivos, calidad de los resultados, cooperación con compañeros, trabajo con independencia, iniciativa, flexibilidad, don de gentes, conciencia de los costes, trabajo bajo presión, capacidad comunicativa oral y escrita, disposición al desarrollo y dedicación.

En este guión también hay que dejar un espacio para las observaciones y otro para anotar los acuerdos alcanzados, que serán el punto de partida en una posterior evaluación.

Para estos encuentros también suele ser muy útil anotar en un diario distintos aspectos laborales y personales de cada trabajador que pueden convertirse en su mejor apoyo a la hora de hacer críticas y cumplidos. Estas anotaciones nos servirán para subrayar que nos importa mucho el futuro de los empleados.

Así pues, para una buena entrevista siempre hay tiempo ¿verdad?
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