Cret@: una nueva oportunidad para modernizar los procesos de Recursos Humanos
Jordi Marfany,
director Unidad de Negocio RRHH de Wolters Kluwer | A3 Software
La reforma que ultima la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) bajo la denominación Sistema de Liquidación Directa —también conocido como Sistema Cret@— va a introducir muchos cambios, y de calado, en las funciones de administración de personal de los Departamentos de Recursos Humanos, que, a partir del próximo mes de octubre, verán cómo se modifican los trámites y gestiones que actualmente realizan para la presentación y liquidación de las cotizaciones. Pero el más significativo, sin duda, es la manera en que estos departamentos tendrán que comunicarse con la TGSS, por las implicaciones que ello comportará no solo para el Departamento de RRHH, sino para el conjunto de la empresa, incluidos mandos intermedios y empleados.
Hasta ahora, la comunicación entre las empresas y la Administración en este ámbito ha sido prácticamente unidireccional: los Departamentos de RRHH comunican los cambios en la situación de los trabajadores al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), a las mutuas, al Sistema de Afiliación, etc., y directamente calculan las cotizaciones y las autoliquidan sin que a priori haya ningún contraste de esta información.
Con el nuevo Sistema Cret@, en cambio, los datos comunicados serán contrastados previamente por la Seguridad Social en colaboración con todos esos organismos y ella misma calculará las cotizaciones. Por tanto, la comunicación será tridireccional y validada por la Administración en tiempo real de forma fluida y continua.
Esto va a exigir a las organizaciones una mayor disciplina y sobre todo un mayor control de todos los procesos e incidencias que introduzcan modificaciones en las cotizaciones. Porque, si bien el Sistema Cret@ tiene como objetivo simplificar los trámites mediante el uso intensivo de medios telemáticos y reduciendo la información que las empresas deberán remitirle, también es cierto que la adaptación a este nuevo proceso requerirá un mayor esfuerzo y dedicación, primero en el periodo en el que Cret@ convivirá con el sistema actual (de octubre a diciembre) y luego con su definitiva implantación (a partir de enero de 2015).
Los cambios en los procesos son costosos, hay que gestionar el impacto en el equipo y este además añade nuevas implicaciones de trabajo y posibilidades de retrabajo.
Lo destacable del Sistema Cret@, sin embargo, es que este mayor esfuerzo y dedicación que puede conllevar también supondrá a la vez una oportunidad para el Departamento de Recursos Humanos de aumentar el control de la información que se genera en la empresa de manera continua, ya sea sobre las ausencias de la plantilla, los conceptos variables, las excedencias, etc.
Para lograr esta mejora de la comunicación con el Departamento de Recursos Humanos, el Sistema Cret@ requiere la implicación de todos los mandos intermedios, que son los primeros, en muchas ocasiones, de disponer de esa información. A todos los gestores de equipos se les tendrá que explicar la relevancia de este tema, implicarles adecuadamente, pero además dotarles de herramientas informáticas que contribuyan a mejorar la comunicación interna, para hacerla más fluida y, por supuesto, a garantizar que las gestiones con la Administración se realicen de una manera ágil y con la posibilidad de actualización inmediata ante los cambios que pueda ir introduciendo la Administración.
Desde esta perspectiva, los nuevos procesos de envío y recepción de información que introduce el Sistema Cret@ son, en esencia, una nueva oportunidad para el Departamento de Recursos Humanos de modernizarse.