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04/01/2012 En una época en la que las comunicaciones digitales han supuesto el medio por excelencia en el día a día, las reuniones son un importante instrumento de gestión y de organización. La comunicación “cara a cara” es clave a la hora de tratar determinados temas e imprescindible en determinados momentos.

Sin embargo, a nivel general, existe una excesiva tendencia a organizar reuniones que son totalmente innecesarias o, por otro lado, a fijar reuniones sin una planificación y definición de las mismas. Tal y como se destaca desde secretariaplus.com, una gestión eficaz de las reuniones puede suponer un importante aumento de la eficacia y, por tanto, de la productividad de la empresa.

Según estudios publicados, un directivo se pasa de promedio, un 70% de su tiempo en reuniones. Del mismo modo, otros estudios aseguran que de esas reuniones, el 50% podrían evitarse o acortarse. Por este motivo, es esencial, a la hora de planificar una reunión, primero, preguntarse si es realmente imprescindible, y, una vez, considerada como tal, organizarla y definirla, con el fin de que sólo dure el tiempo necesario.

Lo primero que hay que tener presente es el objetivo del encuentro y las personas que son necesarias que asistan. Por este motivo es importante que, a la hora de convocar la reunión, las personas reclamadas tengan claro los temas que se tratarán en ella. Uno de los errores más comunes, es enviar un mail en el que se comenta: “reunión a las 11:00 para hablar de temas pendientes”, por ejemplo. De esta manera, los empleados que acudan a esta reunión no tendrán la ocasión de prepararla y, por tanto, en el momento en que, posiblemente, se soliciten unos determinados datos, tendrán que buscarlos, con la consiguiente pérdida de tiempo.

Asimismo, es recomendable fijar el tiempo que llevará la reunión. De esta manera, todas las personas asistentes podrán planificar su agenda y no posponer otras cosas, bajo la excusa de “es que tengo una reunión y no sé a qué hora saldré, así que mejor lo dejamos para otro día”. Al comienzo del encuentro es importante definir los objetivos e ir punto por punto cerrando los temas fijados. Del mismo modo, tener el material preparado y aprendido puede ahorrar mucho tiempo a la hora de llevar a cabo la reunión.

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