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13/12/2013 Uno de los mayores enemigos de la productividad son las reuniones poco útiles, que se dilatan en el tiempo sin llegar a un ningún propuesta concreta. ¿Te suena? Si es que sí, a continuación tienes cinco consejos para sacar mejor partido a las reuniones, de la mano de Alexa von Tobel, colaboradora del Portal Inc. Von Tobel asegura que la organización de encuentros más productivos es bastante sencilla, y que la clave está en la concentración sobre el objetivo de la reunión.

1. Organízate. Consigue establecer cada cuestión importante en una reunión diferente con la gente específica que tiene que participar en cada tema. Si intentas matar distintos pájaros de un tiro, lo único que se consigue es una especie de gallinero en el que todo el mundo se atreve a opinar sobre todo. Organiza tu agenda y establece un espacio para cada cosa.

2. Encuentra la cadencia concreta. Encuentra la cadencia correcta para los distintos temas a abordar, según la rapidez de respuesta que requieren y la periodicidad con la que se dan. Quizás un aspecto necesita tu atención una vez a la semana, y otro la necesita una vez cada dos meses. Si las reuniones son demasiado estresantes, probablemente tienes que hacerlas más a menudos, si se acortan y parece que no se están abordando cuestiones importantes, probablemente tienes que separarlas en el tiempo.

3. Sé transparente. Es importante que los asistentes a las reuniones tengan toda la información necesaria para discutir los distintos temas sobre la mesa. No confiaran en ti si, cuando organizas una reunión, les escondes información para poder decantar la balanza hacia tu lado. Igual que a ti no te gusta cuando eres convocado a una reunión de otro departamento.

4. Permite la participación. La comunicación tiende a romperse cuando una empresa crece, y parece que la gente cada vez está más lejos de las reuniones más importantes. Así que una buena idea es hacerlos participar de estas reuniones, por ejemplo, preguntándoles qué temas les gustaría que se abordaran unos días antes de las celebraciones de la dirección.

5. Externaliza las tareas mecánicas. Cada dirección debe centrarse en el foco de las tareas de su departamento, intentar no acaparar trabajo de otros departamentos por el bien de los dos y externalizar los pequeñas tareas mecánicas. Si te falta tiempo, que es lo más probable, haz una lista de aquellas cosas que no necesariamente tendría que hacer tu departamento y propón su externalización.

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