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26/06/2014 IFMA-Sociedad Española de Facility Management celebró el pasado miércoles la II Barcelona Workplace, una jornada de reflexión en torno al presente y el futuro de esta disciplina que persigue que los espacios de trabajo sean más eficientes, humanos y productivos.

Dirigido a Facility Managers, directores generales, de Recursos Humanos, Financieros, de IT, de Compras y demás profesionales en la materia, el evento se estructuró en diferentes ponencias, casos de éxito y debates con la intención de examinar las transformaciones que se están produciendo en la gestión de personas y los modelos de trabajo.

El empleado 3.0 y otras tendencias
Tras el acto de inauguración, que corrió a cargo del Delegado Territorial de Cataluña de IFMA-España, Felip Neri, el director general de Emotion Experience, Christian Mayer y el director del Workplace Conference, Francisco Vázquez, la jornada comenzó con una primera tanda de intervenciones a cargo de directivos de Grupo BCL, Grupo 3g Office, SPACE México y del director del Workplace Innovation Group.

Todos ellos pusieron el acento en el futuro de los espacios corporativos, las características del empleado 3.0, los cambios en la tecnología y la adopción de los nuevos conceptos o tipologías de espacios de trabajo, que puede contribuir enormemente en la renovación del concepto de trabajo flexible al integrar sus propios dispositivos tecnológicos en su tarea profesional.

Para ello, las compañías deben gestionar una serie de elementos sobre los que sustentar su ventaja competitiva, como puede ser la diversidad, la conciliación o la unión emocional con la empresa. Este cambio no es sencillo, debido a que el ser humano tiende, por su propia naturaleza, a resistirse a las transformaciones.

Sin embargo, si se basa en la comunicación horizontal, se gestiona e integra a todos los colectivos de la empresa y se generan buenas expectativas y beneficios a los empleados, ellos lo asimilarán mejor e, incluso, ayudarán a que la compañía evolucione por el camino correcto y sea más competitiva.

Las tendencias del futuro también protagonizaron buena parte de la sesión. En un contexto laboral en el que la tecnología se ha revelado como un elemento imprescindible, ésta juega un papel crucial en los nuevos entornos de trabajo. Debe estar acompañada de un espacio físico diseñado para favorecer el aprendizaje social, que permita conectar ideas y facilitar el trabajo colaborativo y en equipo, basado en evidencias y que recurra a la imagen, lo visual y sensorial como un elemento básico de comunicación. La sostenibilidad es otro de los grandes pilares, y todos los edificios deben ser pensados, partiendo de criterios medioambientales.

En la segunda parte de la jornada, la optimización del espacio continuó siendo una de líneas centrales del debate. Desde Workplace Unlimited se destacó cómo un diseño adecuado de las instalaciones puede contribuir a que la productividad mejore hasta en un 15%. Por su parte, desde Herman Miller se apuntó hacia un nuevo modelo de trabajo en el que los empleados no permanecen ligados a una compañía de forma indefinida, sino que prestan sus servicios para proyectos concretos y, una vez finalizados, terminan su colaboración.

Las sedes de Microsoft y Emotion Experience como ejemplo
A continuación, y tras la presentación de un proyecto de investigación en espacios de trabajo que está realizando Advance Workplace Associates, se examinaron dos casos que ya se postulan como paradigmáticos en el ámbito del Facility Management: las sedes de Microsot y de Emotion Experience. De la primera se destacó la funcionalidad de su diseño, que presenta múltiples espacios para adaptarse a distintas necesidades.

Ello supone un cambio del puesto de trabajo fijo y estanco hacia uno nómada, en el que el empleado puede hacer uso de las instalaciones según sus necesidades. De este modo, la comunicación, el trabajo colaborativo y la efectividad de los equipos han mejorado sustancialmente. Además, la satisfacción de la plantilla ha aumentado en un 15%, mientras que la efectividad individual es ahora un 14% superior.

Las instalaciones de Emotion Experience −que además acogieron la jornada− también recurren a los espacios comunes, si bien se apoyan en otros dos elementos para generar vínculos sólidos tanto en el personal como en los clientes: la tecnología y el sentido del olfato. Por ello, en esta sede se trabaja con planos en 3D y han desarrollado una fragancia particular que refuerce el apego emocional de quien trabaja en ella.

Smart working y rentabilidad
Como cierre del evento, Philip Vanhoutte, CEO de Plantronics EMEA para Europa y África, presentó su libro Smarter Working Manifiesto, donde desgrana las claves para construir un espacio de trabajo que mejore la eficiencia y la productividad. Según el directivo, pequeños cambios −como la unificación de los sistemas de comunicación o el paso del trabajo por horas al trabajo por objetivos− suponen un paso esencial para el smart working, algo que contribuye a la reducción en los costes inmobiliarios y, lo que es más importante, disminuye el absentismo laboral en un 60%.

“El Facility Management cobra cada vez más importancia en el desarrollo de los nuevos modelos de trabajo. Analizando sus tendencias, podemos descubrir nuevas estrategias corporativas respecto a los recursos inmobiliarios, la optimización de espacios, la mejora en la oferta de servicios tanto al inmueble como a las personas y el mantenimiento de instalaciones. Por ello, este tipo de jornadas resulta imprescindible para la gestión global de las organizaciones”.