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10/12/2015 El empleado de oficina medio emplea un 28% de su horario semanal en gestionar el correo electrónico. Una de las razones para que la gestión de los e-mails supongan esta pérdida de tiempo es que la gente utiliza incorrectamente el correo electrónico. Eso es lo que opina casualmente Dmitri Leonov, Vicepresidente de Desarrollo de SaneBox, un servicio de filtrado de correo electrónico que ayuda a los usuarios a tener "cero mensajes en su bandeja de entrada", es decir, que aleja todas las tonterías y correo basura que obstruyen la bandeja de entrada de los empleados, lo que favorece que estos se centren solamente en aquellos mensajes que realmente necesitan atención.

Leonov afirma abiertamente que mucha gente utiliza mal su correo electrónico. ¿En qué se basa? ¿Cuáles son los errores más comunes que cometemos en la gestión diaria de nuestro correo electrónico?

1. Dejarse atrapar

Desde que te despiertas puedes coger el teléfono y empezar a revisar el correo electrónico. Mientras que puede parecer que obtengas puntos por mantenerte al tanto de las cosas, realmente estás cediendo el control de tu mañana a quien está al otro lado de esos mensajes. Sucede lo mismo cuando llegas al trabajo: antes de que te des cuenta, es mediodía y no has hecho otra cosa que responder correos electrónicos. En su lugar, deberías programar un tiempo concreto para ocuparte del correo electrónico, por ejemplo, todos los días a las 11 y durante no más de una hora. "Básicamente, se trata de mantener el foco y priorizar", explica Leonov. "Si el correo electrónico es su prioridad número uno, eso significa que las prioridades de otras personas son ahora su prioridad número uno y eso es un problema", añade.

2. No usar filtros

SaneBox, Gmail Priority Inbox y ZeroMail son solo algunas de las herramientas disponibles que te ayudan a distinguir qué mensajes son importantes y cuáles no lo son. Esencialmente, mueven los correos de boletines de noticias y newsleters, notificaciones de las redes sociales y otros mensajes de marketing fuera de tu bandeja de entrada y en carpetas separadas que puedes leer en tu tiempo libre.

3. Uso de la bandeja de entrada como un archivo

Dejar cada mensaje en tu bandeja de entrada es terrible para tu productividad y concentración. Lo ideal sería que la bandeja de entrada esté a cero y cada mensaje, una vez tratado, se guarde en una carpeta, se elimine o se archive. De hecho, Leonov dice que deberías tratar a tu bandeja de entrada de correo de la misma forma como lo haces con tu correo postal. "Dejar mensajes en tu buzón de correo electrónico es el equivalente a sacar las cartas de los sobres del buzón de tu casa, leerlos y luego ponerlos de nuevo allí. Simplemente no funciona", dice. "La bandeja de entrada sirve para mensajes no leídos y tareas pendientes". “Y no te preocupes, todo lo que archivas o guardas en una carpeta seguirá estando localizable si lo buscas más adelante”, agrega Leonov.

4. Mirar todo el tiempo los mismos mensajes de correo electrónico

No todos los mensajes requieren tu atención en este momento. Si un mensaje no requiere una acción en dos semanas, sácalo de tu bandeja de entrada hasta esa fecha. 

5. La inclusión de imágenes en una firma

Los gráficos del correo electrónico se comportan como archivos adjuntos y afectan al ancho de banda de forma innecesaria. Incluso los logotipos, aparentemente inofensivos, de tu empresa lo hacen. "Simplemente no hay necesidad de incluirlos", subraya Leonov.

6. Correos electrónicos innecesarios

¿Puedes utilizar otro medio de comunicación, como una herramienta de colaboración de tu empresa? ¿Es suficiente una llamada telefónica? ¿Qué tal una conversación en persona? Leonov sugiere que si necesitas una respuesta inmediata, utilices el chat; si es una pregunta abierta o corre el riesgo de generar una gran cantidad de respuestas de un lado a otro, es mejor coger el teléfono y hablar.

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