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24/05/2016 Comer durante una reunión, distraerse con el móvil o salir antes de que finalice son algunos de los comportamientos que se repiten durante la realización de estas sesiones en el trabajo. Unas actitudes que socavan las relaciones laborales ya que suelen entenderse como una falta de respeto hacia las personas que la están dirigiendo.

Preparar una reunión de negocios es una tarea complicada ya que requiere la estructuración de un plan de trabajo que sea rápido, comprensible y eficaz, para que todo el mundo sepa lo que debe de hacer, lo que debe saber y qué objetivos han sido marcados tras finalizar dicha reunión. Sin embargo, un componente que también suele acompañarlas son las quejas por parte de los compañeros que asisten a ellas.

Conocer qué no se debe hacer nunca en una reunión de trabajo ayuda a crear un ambiente laboral positivo basado en los valores del respeto, el compañerismo y la comprensión hacia quien, puede, lleva trabajando en ella durante horas. Por ello, Liz Ryan, CEO and founder of Human Workplace, explica en Forbes las diez cosas que no debes hacer en una reunión de trabajo:

1. Multitarea. No aproveche el tiempo de la reunión para avanzar en otras tareas que tenga pendientes.
2. Evitar llevar comida a la reunión. La única excepción a esta norma se produce cuando se ha llegado a un acuerdo en el equipo y, por tanto, está permitido.
3. Perder la concentración. Establecer conversaciones paralelas, revisar los emails en el móvil o navegar por Internet impide escuchar aquello que se está transmitiendo en la reunión y, además de una falta de educación, supone arriesgarse a perder información vital para la rutina de trabajo de ese día.
4. Huir de la reunión. No falte a ella si no tiene un motivo justificado y no la abandone antes de que ésta finalice, a no ser que haya justificado previamente los motivos de su marcha al equipo.
5. Generar disputas. No incluirse en las discusiones verbales, especialmente, si no ha llegado el turno de ruegos y preguntas. Cuando llegue el turno de las opiniones, debe expresarse con respeto hacia los compañeros con argumentos contrarios y mantener una actitud abierta.
6. Imponer sus argumentos. Si no está de acuerdo con algo puede plantear preguntas, mostar cuáles son sus dudas. Además, si se llegan a mejores acuerdos cuando estas conversaciones se producen lejos del grupo, ya que se evita el componente de la presión.
7. Secuestro de la “Agenda del Día”. Es decir, tratar de cambiar el orden de temas a tratar. Debe respetar los tiempos, y en el caso de que haya alguno que sea urgente, deberá indicarlo al inicio de la sesión. Si fuera necesario hacer más hincapié en algún aspecto que se ha pasado por alto, puede esperar a que finalice el tratamiento de ese tema en general, para sugerir una especial atención sobre la idea que le interesa destacar o esperar a que finalice la reunión para establecer una conversación por separado.
8. Dominar la reunión. A veces durante las reuniones puede ser difícil no lanzarse a hablar sobre temas de los que se tienen una alta experiencia pero puede ser entendido como una infravaloración del trabajo que está siendo explicado la otra persona. Hay que saber cómo y cuándo hacerlo sin dañar el “ego” del resto del equipo.
9. Destacar la experiencia profesional. Este punto se encuentra muy ligado al anterior ya que en mitad de ese proceso de querer dominar la conversación sobre un tema se puede llegar a caer en el error de echar en cara la propia experiencia profesional frente al de la otra persona, en un afán por demostrar que sabe de qué está hablando. Esta práctica ya ha recibido nombre propio: “la batalla de Bio”.
10. Evadirse de la conversación. Cualquier persona puede desconectar en un momento determinado pero, si lo hace, tenga cuidado en preguntar sobre asuntos que ya han sido tratados mientras estaba distraído.

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