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15/06/2016 Fast Company ha consultado a 14 expertos para que aporten consejos para la mejora de la productividad y efectividad de los procesos de trabajo desde casa. Estos consejos se encuentran englobados en cuatro grandes bloques que abarcan la adecuación del espacio, la gestión de las distracciones, la comunicación con los clientes y la efectividad del trabajo.

Trabajar desde casa puede parecer una situación laboral idílica, ya que –dependiendo del trabajo- se puede adaptar de forma independiente la jornada, evitar el tráfico urbano matutino y empezar el día sin tener la necesidad de vestirse. Sin embargo, no ir a una oficina también puede presentar una serie de desafíos, como el saber separar la vida laboral con la personal en un espacio que ambos ámbitos comparten o asegurarse que se mantiene el contacto con los equipos y clientes.

Y precisamente para ayudar a los teletrabajadores a asegurarse de que están en el camino correcto, Fast Company ha consultado a varios veteranos de trabajo remoto y recopilado 14 hábitos que pueden ayudar a mejorar su productividad, desempeño y estado de ánimo.

En un primer apartado se encuentran los aspectos vinculados al equipamiento de la “oficina”. Ya sea una sala entera dedicada a trabajar desde casa o un espacio indefinido de trabajo, la configuración debe ser adecuada, empezando por el equipo necesario.  El diseñador gráfico Brit Casady asegura que “es importante invertir en la calidad del espacio de trabajo” y recomienza acercarse a los sistemas de informática ya utilizados con anterioridad, para facilitar el periodo de adaptación y que la productividad no disminuya.

Brent Hale, empresario y propietario de IncomeAddon también aconseja hacer deporte mientras se trabaja o tratar de hacerlo de pie ya que ayuda a “mantener la concentración y no sucumbir a las distracciones” que pueden provenir del ámbito familiar.

Por su parte, Stephanie Taylor Christensen, escritora independiente e instructora de yoga habla de la estrategia de “los tres minutos”. Esta regla supone dedicar un tiempo pequeño por cada hora de trabajo a gestionar aquellos asuntos que deben ser tratados de forma inmediata, y que no se encuentran en la lista de “tareas pendientes”.

La relaciones públicas y propietaria de Laur PR, Laura Fredrick, señala que hay que estructurar un horario de trabajo que pueda ser compartido, después, con el grupo social y familiar. Marcar horarios de no visita permite bloquear las interrupciones propias de estar trabajando desde casa.

Gregory Pavliv, profesor de música y propietario de Music Teaching Guru, también establece pautas de interrupción durante las horas de trabajo y aconseja disponer de un tablón donde apuntar en que horas se puede acceder a la sala de trabajo, además de permitir que las personas dejen sus mensajes y recados dispuestos en ella.

Del apartado tecnológico se encarga Lori Cheek, fundador y CEO de Cheekd, quien destaca el uso de aplicaciones tipo “StayFocusd”, una extensión de Google Chorme que establece restricciones de tiempo específicas en ciertos sitios web con una opción por defecto 10 minutos, evitando así las interrupciones provenientes de redes sociales como Facebook y Twitter

Ashley Sharie, CEO y fundadora de Aspire Business, una consultoría de negocios, habla de la introducción de hábitos de respuesta que limite la sensación de inmediatibilidad, es decir, acostumbrar a los clientes y compañeros a que las repuestas puedan llegar –vía email o móvil- con algo de retraso, permitiendo una mejor gestión del tiempo. También recomienda organizar la bandeja de entrada de Gmail para poder “guardar los mensajes” para más adelante, crear grupos de remitentes e insertar recordatorios.

El escritor independiente y fundador de EcoCult, Alden Wicker, se centra en el aspecto vinculado con las reuniones clientelares y aconseja que, dentro de los tiempos designados para el trabajo rutinario, se incluya al menos media hora extra para adecuar el aspecto antes de una reunión con un cliente.

Sam McIntire, fundador de Deskbright, una plataforma de aprendizaje online diseñada para ayudar a la gente desarrollar su trabajo, explica la tendencia errónea a caer en el “exceso de comunicación”, que puede llegar a desembocar en conflictos personales. El defecto en un mensaje por su causa o forma puede llevar a malentendidos, falta de información y, por tanto, deriva en un fallo de comunicación. McIntire sugiere que los mensajes han de ser concisos, claros y correctos, especialmente si esa comunicación se va a establecer por vía email.

En décimo lugar, se encuentra los aspectos relacionados con la comunicación vía telefónica. En este sentido Brie Weiler Reynolds, director de contenidos online en FlexJobs, recomienda no alargar las conversaciones pero tampoco evadirlas del todo, ya que al responder, no sólo se demuestra disposición a hablar, sino que también ayuda a dirigir la conversación de forma productiva, sin titubeos.  Asimismo, también destaca la importancia de asistir a las conferencias y reuniones desde una actitud participativa, haciendo al menos dos preguntas, obligándole así a prestar atención sobre lo que se está discutiendo.

Anitra Budd, escritora independiente y editora, establece un sistema de revisión anual de sus ingresos por trabajo, midiendo el coste por hora trabajada, el ingreso bruto anual, la velocidad media por palabra escrita, el control de los días de pago y el total de días trabajados. Todo ello, sirve para ajustar la efectividad laboral en relación a los costes e ingresos generados por el trabajo desarrollado.

En este mismo sentido se refiere Cara Maksimow, terapeuta y propietaria Maximize Wellness Counseling and Coaching, quien asegura dejar un margen de tiempo para la reflexión sobre aquellos aspectos que funcionan o no en las rutinas de trabajo establecidas, así como para la planificación de las tareas a llevar a cabo y la obtención de objetivos.

En cuanto a los horarios de trabajo Monica Reccoppa, directora financiera en Cardwell Beach, una agencia de marketing creativo, destaca la importancia de “no imitar a los modelos tradicionales de oficina” y aconseja crear una estrategia “realista” de trabajo “para construir límites basados en la eficiencia”.

Finalmente, Casey Bond, editor de StudentLoanHero.com sugiere crear una lista de objetivos, aunque no tanto de trabajo como de metas personales y profesionales. Además aconseja dejarlos “a la vista” para obligarse a recordar la razón más grande por la que está llevando a cabo estas tareas.

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