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31/08/2016 Las empresas buscan en las reuniones de trabajo una solución para alcanzar sus objetivos, conocer nuevas ideas y determinar si las actividades en la empresa se están realizando correctamente o necesitamos modificarlas, llegando a convertirse en una parte vital del buen funcionamiento laboral. Sin embargo, un planteamiento errado puede conllevar una bajada de la productividad, una ralentización de los procesos y el inicio de una cadena de errores.

Las reuniones de trabajo forman parte de la rutina habitual de una empresa. Y en el inicio del mes de septiembre es un buen momento para reflexionar sobre cómo optimizar estos encuentros periódicos destinados a tratar un asunto específico. ¿Cuáles son los cinco errores frecuentes en las rutinas de trabajo?

• Elección del espacio

Es posible elegir un espacio poco apropiado para la concentración, por ejemplo, un entorno ruidoso o con malas condiciones de iluminación no es el lugar más apropiado para las reuniones. Elige un lugar con una buena iluminación que además garantiza una óptima ventilación.

• Errores técnicos

Los errores técnicos también forman parte de las reuniones de empresa cuando no funcionan correctamente los aparatos pero no se solucionan a tiempo intentando optimizar durante el mayor tiempo posible la vida del ordenador o del proyector.

• Impuntualidad por parte de los asistentes

Este detalle es uno de los puntos que más energía roba en las reuniones de trabajo porque cuando alguien se retrasa genera ruido, distracciones y además, esa persona ya no sigue el hilo conductor de la charla. Lo ideal es que si una persona va a llegar tarde por un motivo objetivo, avise al organizador y se siente en una silla próxima a la puerta.

• No hacer un seguimiento de los objetivos

Las reuniones se vuelven improductivas cuando se confluyen objetivos que, finalmente, no se llevan a cabo. Cuando esto sucede, los trabajadores viven con auténtica desmotivación estas rutinas profesionales que asocian con una especie de pérdida de tiempo y de palabras vacías.

• Falta de coordinación

El moderador no realiza adecuadamente las tareas de coordinación, no ejerce de mediador cuando dos personas discuten. O no distribuye el turno de palabra de una forma equitativa entre los asistentes. El coordinador debe mantener un óptimo liderazgo en cada encuentro.

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