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14/09/2017 La oficina de recursos humanos de Oxford University Hospitals (OUH) está muy cerca de ser un entorno completamente libre de papeles. Los formularios de cambio, las notificaciones de salud y bienestar, las revisiones de rendimiento y otras comunicaciones de los administradores, se reciben ya por correo electrónico y se pueden cargar de forma rápida y transparente en el sistema de registros.

Oxford University Hospitals (OUH) ha confiado en las soluciones de Kodak Alaris para digitalizar todos sus registros de recursos humanos, aprovechando el traslado de sus oficinas a sus nuevas instalaciones en Cowley, Oxford.

Para llevar a cabo esta labor, OUH ha contratado los servicios de MISL, socio de Kodak Alaris, que ha utilizado los escáneres Kodak i5850S para llevar a cabo el escaneado masivo de los más de 13.000 documentos con múltiples páginas. La digitalización de este lote de documentos, 2.5 millones de imágenes, se hizo en dos tandas separadas y tardó un total de 16 semanas.

A partir de ahora el proceso de digitalización de documentos lo hará el propio equipo de recursos humanos del OUH utilizando estos mismo escáneres inalámbricos, los cuales están diseñados para compartir documentos en un grupo de trabajo, capturar documentos de forma inmediata y, a medida que los reciben, cargarlos directamente en el sistema de almacenamiento digital. Esto supone que la oficina de RRHH de OUH esté muy cerca de ser un entorno completamente libre de papeles.

Sumado a esto, el proceso de reclutamiento se realiza de forma completamente electrónica y para las personas que empiezan ahora a trabajar con OUH, sólo se crean dos formularios en papel: un formulario de pago de la nómina, que se elimina una vez se paga la primera; y un contrato de empleo, que se imprime para que el empleado lo firme y es escaneado de forma automática. Todo lo demás se gestiona de forma electrónica por los equipos de recursos humanos y los empleados.

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