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14/09/2020 Las modernas tecnologías de la información y las comunicaciones junto a la globalización han abierto un sinfín de posibilidades ya no solo a las grandes organizaciones, sino también a pequeñas y medianas empresas. Por este motivo, es importante que las compañías empiecen su transformación digital, apostando por el uso de Inteligencias de Negocio y Artificial con el fin de adaptarse a los nuevos tiempos.

"Aunque las empresas tienen vida y personalidades propias, siguen siendo conformadas por seres humanos. Por eso, en muchas ocasiones les paraliza el miedo a salir de su zona de confort", explica el profesor de la SPAIN Business School, Darlis Darián. Este miedo a salir de la zona de confort nos lleva a encontrarnos a directivos atados a modelos de negocios y tecnologías que para bien ya no forman parte del presente o que consideran que sus empresas no necesitan cambiar, hasta que es muy o demasiado tarde.

La Transformación Digital es una necesidad que debe ser satisfecha para el bien de nuestras empresas, tal y como comenta Darián. Y estas compañías deben afrontar estos cambios con criterios bien definidos, con organización y con la participación de todas las áreas de la empresa. No les corresponde a los directivos ni a los integrantes del departamento de tecnologías determinar qué necesitan los demás departamentos, cada uno de ellos conocen mejor que nadie sus necesidades. Determinar el alcance, las acciones que se llevarán a cabo, el presupuesto (no solo dinero, además tiempo y recursos) y los impactos que tendrá son puntos muy importantes que no se deben pasar por alto.

Caminos hay muchos, pero hoy, Darlis Darián presenta 4 pasos para obtener los resultados esperados:

• Libera las mentes y marca la meta
• Diseña y planifica
• Cata para afianzar
• Trabaja para alcanzar tus metas 

Libera las mentes y marcar la meta.

En esta fase nuestros mejores aliados serán los empleados y por tanto deben estar representados todos aquellos que vayan a beneficiarse, esto no quiere decir que deban participar todos los empleados de la empresa, quiere decir que deben participar representaciones de cada departamento; como comenté al principio ellos conocen mejor que nadie sus responsabilidades, retos y necesidades. Te dejo un par de ideas que puedes implementar.

1. Haz un encuentro con los involucrados, en este encuentro haz de moderador o busca a alguien que te ayude con esto, puedes contratar a un consultor para que te asesore durante el proceso, su función será alinear a los participantes hacia la meta. Establece una agenda clara y organizada, esto ayudará a que todos vean la importancia, la organización y seriedad del encuentro; además de hacerla más eficiente.
2. Crea una colección de necesidades, olvida cómo es todo ahora, qué herramientas tienes y cómo es tu proceso, olvida todo. Luego deja volar tu creatividad y arriésgate a querer cosas nuevas, innovadoras y disruptivas. Clasifícalas en según su impacto y relevancia estratégica y en cuanto a la dificultad que conllevaría implementarla. Las categorías te las dejo a tu libre albedrío.

Diseña y planifica

Es hora de identificar qué camino tomaremos y en qué tiempo lo haremos. Es muy recomendable diseñar nuestra estrategia de una manera robusta, ágil e iterativa. No es conveniente que pase mucho tiempo para obtener los primeros resultados ni que las primeras acciones entren en conflictos con las segundas.

El presupuesto se debe tener siempre bajo control y los resultados deben de ser constantes, no tienen que ser grandes, pero si constantes, deben comunicarse de manera efectiva y recibir siempre una retroalimentación sobre el impacto de los mismos.

Inclusión debe ser un punto crítico en tu diseño, debes ser capaz de subir al tren de la transformación digital a todas las capas de la empresa, hacerles sentir que son ellos unos de los beneficiados por el proceso y que sin su apoyo no es posible llevarlo a cabo. No olvidar además crear un sistema que permita celebrar los resultados, ya sea publicando artículos en la web de la empresa, reconociendo a los empleados más comprometidos o crear espacios para compartir experiencias.

Los tiempos de entregas son importantes, tanto planificarlos de una forma realista como cumplirlos. Determina el nivel de calidad que debes alcanzar, estima el tiempo real que necesitarás y crea un sistema que te permita alcanzarlos.

Algo que seguro te será muy útil es el realizar un diagnóstico de tu empresa, desde el punto de vista tecnológico como funcional. Para ello revisa tu infraestructura tecnológica, los softwares que utilizas y tus procesos. Para esto te puedes apoyar en expertos externos a la empresa; seguro te vendría muy bien hacer un poco de Minería de Procesos. 

Cata para afianzar

Crea un prototipo de solución. Escoge un área e implanta algo, no tiene que ser lo más complejo ni sofisticado, solo da el primer paso, obtén los primeros resultados, echa a volar.

Puedes escoger a un departamento, remonta a la primera fase y obtén sus preocupaciones y necesidades (no lo olvides, pocas cosas y el cliente primero, luego mejoraremos lo nuestro), usa la información para determinar el formato del prototipo, crea el prototipo y reserva tiempo para socializarlo, incluye datos recopilados en el proceso de evaluación y no olvides recopilar e incorporar en las socializaciones comentarios a lo largo de todo el proceso. 

Trabaja para alcanzar tus metas

Lo siguiente será trabajar para lograr lo que te has propuesto. No hay una forma que sea la adecuada, esto varía de un proceso a otro, lo que es recomendable es usar una metodología preferentemente ágil y un sistema de trabajo donde haya mucha comunicación y retroalimentación. Es buena idea que sea flexible, iterativo y escalable.

Obtén resultados, valídalos, ponlos en función, socialízalos y comienza con una tarea nueva. Ve creando actitud innovadora, premia la implicación y el positivismo. Acata las críticas con buen ánimo y úsalas para mejorar. El que las diferentes áreas comiencen a proponer, a pedir o incluso a exigir cosas nuevas son muy buenas señales, solo ten cuidado de manejar correctamente las expectativas. Puedes crear un foro donde las personas propongan nuevas ideas innovadoras sin miedo a que caiga en el saco del olvido ni que parezcan tontas, toda idea es bienvenida.

¿Y luego qué?

Si todo salió bien vendrá una espiral continua de transformación, basado en ese pensamiento digital e innovador. Y a decir verdad no verás nada relevante que te marque que ya ha terminado si no sales y comparas con otras organizaciones, porque la innovación y la transformación se vuelven tan cotidianas que parecen normales. El golpe te lo darás el día que salgas a ver el resto del mundo.

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