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17/12/2020 Las videollamadas forman ya parte de nuestro día a día de forma mayoritaria. Ha sido un recurso que siempre ha estado, pero que hemos empezado a valorar a partir del estallido de la pandemia provocada por el coronavirus. Los encuentros a través de las pantallas han permitido reuniones, creación de eventos e incluso nos han dado compañía en estos momentos en los que los abrazos y las distancias cortas se nos resienten. Pero en muchas ocasiones, podemos llegar al extremo de caer en agendas cargadas de reuniones y videollamadas, seguidas y sin espacio entre ellas.

Desde Coraops lanzan algunas recomendaciones a tener en cuenta para gestionar eficazmente el trabajo. En primer lugar, recomiendan acortar en, al menos, 5 minutos la duración prevista de cada reunión virtual. En este breve espacio de tiempo podremos registrar los temas abordados y las conclusiones (justo después de finalizar la reunión). Esto nos permitirá reflexionar y anotar, de manera priorizada, los temas importantes que hemos tratado, los aprendizajes logrados, así como, los acuerdos y compromisos que hemos alcanzado. Posteriormente, podremos retomar con mayor facilidad el trabajo y hacer seguimiento del mismo.

La segunda recomendación consiste en utilizar la herramienta Canvas CORAOPS para llevar a cabo el registro con toda la información relevante de la reunión de cara a dar continuidad a la reunión y al seguimiento  posterior. Esta herramienta está integrada en la metodología CORAOPS para abordar todo tipo de reuniones y actividades de equipo, entre otros usos.

¿Cómo utilizar el Canvas CORAOPS con esta finalidad?

Así funciona la solución:

• En Contexto se recoge cómo se encuentran los participantes, el propósito de la reunión junto a los temas relevantes a tratar (necesidades, expectativas, etc)
• En Objetivo identificamos el tema a tratar, definiéndolo con características SMART Plus (es decir, que sea específico, fácil de medir su resultado, con el que nos sintamos comprometidos, realista pero retador, con un plazo de realización claro, reflejado en positivo, que sea responsabilidad nuestra así como relevante para nosotros, y sea sistémico, alineado con los objetivos de la organización)
• En Realidad, se añade la situación actual del sistema (la red de participantes y relaciones que comparten un mismo objetivo) respecto a lo que queremos conseguir con la reunión.
• En Aprendizajes, identificamos comportamientos, estados emocionales y/o nuevas formas de trabajo.
• En Opciones, registraremos las alternativas y diferentes propuestas planteadas durante la reunión.
• En Plan de Acción, desarrollaremos las acciones que nos encaminan hacia el objetivo, y por último,
• En Seguimiento, incluimos las conclusiones, reconocimientos por los logros alcanzados y próximos pasos a realizar.

Con esta herramienta tan eficaz y consolidando el hábito del debriefing después de cada una de nuestras reuniones o videollamadas, no se nos escapará ningún detalle prioritario e importante.

Esta píldora de aprendizaje ha sido ofrecida por el Centro de Excelencia CORAOPS, en los programas de implantación del teletrabajo en su estrategia Learning by Doing. Puedes encontrar más píldoras en Campus CORAOPS. 

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