Cómo gestionar mejor a tu equipo durante el teletrabajo

Cristina Aresti, mentora y facilitadora de equipos, ha compartido con Mi Empresa es Saludable estas recomendaciones sobre cómo gestionar tareas, tiempos y comunicaciones durante esta etapa de teletrabajo:

1. Adaptación al nuevo espacio de trabajo

Lo primero que debemos hacer, según la experta, es asumir que hemos trasladado nuestra oficina a casa, y, por lo tanto, contamos con un nuevo espacio de trabajo en el hogar al que hemos de adaptarnos igual que hicimos en nuestro primer día de trabajo para una empresa.

Ante esta transición, se aconseja, ante todo, paciencia. No debemos agobiarnos intentando reproducir la misma atmósfera, porque no dejamos de estar en casa, ámbito que vinculamos a otras tareas y sensaciones. Seamos pacientes con nosotros mismos y démonos espacio para la adaptación, así como para el enfado, pero también para nuestra confianza y voluntad de que todo va a salir bien.

2. Los mánagers deben tener un papel proactivo

El confinamiento forzoso, y la implantación del sistema de teletrabajo en tiempo récord también ha causado cierta confusión entre los empleados, y también los responsables de equipos. Al no estar cerca físicamente de nuestros compañeros, puede que experimentamos una sensación de falta de control ante lo que ocurre, pero lo primero que debemos comprender es que es posible gestionar óptimamente a un equipo en remoto.

Para ello, Cristina Aresti recomienda a los mánagers que establezcan una sistemática de trabajo con sus equipos, proponiéndoles reuniones breves diarias, si puede ser con todo el equipo perfecto, sino también uno a uno.

De hecho, herramientas como Skype, Teams, Hangout o incluso FaceTime y la video conferencia de Whatsapp pueden ayudar al líder a no perder la cercanía en estos días de confinamiento.

Para llevar a cabo estas conversaciones, Aresti también aboga por formular lo que llama "preguntas poderosas". En lugar de exigirles la realización de una tarea, pregunta abiertamente a tus colaboradores para que se hagan responsables de su trabajo, con preguntas como: ¿Cuándo puedes tener esto finalizado?, ¿Cómo lo vas a enfocar?, ¿Qué solución puedes aportar?

3. Tips para las reuniones virtuales de equipos

De acuerdo a los consejos de la experta para Mi Empresa es Saludable, es importante seguir estas pautas en las reuniones virtuales de equipo:

• Establecer una rutina y una hora concreta para las reuniones, por ejemplo: una reunión diaria, cada 2 días o semanal según la naturaleza de cada trabajo y equipo. Como esta es una situación excepcional acordar con todo el equipo cual es la mejor hora para todos los participantes.
• Enviar convocatoria a los participantes.
• Adjuntar a la convocatoria el objetivo de la reunión, los puntos a tratar, es decir el orden del día.
• Concretar la duración de a misma, 1 hora u hora y media es más que suficiente.
• Pedir concreción y agilidad para que todo el mundo pueda intervenir.
• Intentar ser preciso, pero no distante.
• No te olvides de la parte humana, es decir, dedicar unos minutos a chequear como está cada miembro del equipo y el conjunto del equipo en general.
• El humor es siempre un magnífico aliado y gran movilizador para levantar el ánimo.
• Pedir propuestas e ideas.
• Si las reuniones tienen una cadencia semanal, hacer una pequeña acta con los puntos acordados para poder verificar en la siguiente reunión. Distribuir el acta a todos los miembros asistentes a la reunión.

4. Reacciona ante el conflicto

Las situaciones de crisis o de conflicto forman parte de nuestra vida cotidiana, y como tal, debemos asumirlas con normalidad y sin dramatismos en el ámbito de trabajo. En este sentido, afirma Cristina Aresti, intenta ser objetivo y analizar el conflicto desde los hechos, evitando conectar con tus juicios y creencias. Eso implica trabajar con tus propias emociones, y gestionar la de los demás.

Para lidiar con este tipo de situaciones también es importante elegir bien el canal, evitando la resolución de un conflicto vía email o Whatsaap. Al contrario, hemos de apostar por un canal que nos permita tener una conversación desde la empatía y la escucha, por ejemplo cn un café virtual. Busquemos la conversación, el contacto visual, rompamos la barrera física y confiemos en nosotros y en los otros, es la última receta de la experta para llevar mejor el teletrabajo.