Cómo hacer más eficientes las comunicaciones cuando se teletrabaja

11/04/2018 · Las nuevas tecnologías han permitido que la comunicación se globalice. Esto ha generado que los colaboradores y socios puedan provenir de cualquier parte del mundo, pero también ha provocado una hiperconectividad que afecta a la salud de los trabajadores y los índices productivos de las compañías.

La conectividad 24/7 es una realidad que afecta a todas las compañías del mundo. En Europa, países como Francia, por ejemplo, han comenzado a establecer medidas al respecto, limitando legalmente el ‘deber’ de contestar a las llamadas de trabajo fuera de la jornada laboral, reconociendo así el derecho a la desconexión de los empleados franceses.

Y es que, a pesar de que las empresas y los trabajadores -autónomos o no- hayan acordado un plan de comunicación, con horarios específicos de contacto, el nuevo ritmo de trabajo que está macando Internet, abierto las 24 horas, está dificultando que las compañías y sus trabajadores puedan respetar los límites establecidos.

En esta línea, las investigaciones han evidenciado algunos de los efectos negativos que tiene la no desconexión con el trabajo. En términos de salud, esto genera un incremento del estrés y la fátiga, lo que redunda en un elevado absentismo y presentismo laboral. En cuanto al ámbito laboral, la improducitividad se hace presente cuando un empleado no logra evadirse de su rutina. Asimismo, la insatisfacción laboral que en él se genera, incrementa las posibilidades de que se interese por otras ofertas de empleo, dando como resultado su fuga, algo que en esta era, donde la ‘guerra por el talento’ se ha globalizado, tiene importantes consecuencias económicas y competitivas para las organizaciones.

Por otro lado, uno de los colectivos más afectados por la falta de desconexión son las personas que trabajan a distancia que, según las estimaciones de Gallup y la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., representan el 50% de la población del país. Es por ello que Harvard Business Review ha dado a conocer los pasos que se necesitan seguir para ser eficiente cuando se teletrabaja.

En esta línea, el artículo indica que, primero, “hay que tener en cuenta que existen tres tipos de distancia en la colaboración remota: física (lugar y tiempo), operativa (tamaño del equipo, ancho de banda de red y niveles de habilidad) y afinidad (valores, confianza e interdependencia)”.

Según detalla, “la mejor forma para que los directivos dirijan el rendimiento del equipo es enfocándose en reducir la distancia de afinidad”. Por ello, hay que tratar de que las comunicaciones sean siempre mediante videollamadas, dado el incremento que éstas implican en la vinculación y empatía de los interlocutores.

Asimismo, invita a no confundir la brevedad con la claridad en las comunicaciones. Y es que, a menudo, con el objetivo de ser eficientes, se utilizan menos explicaciones de las que son necesarias, impidiendo que los mensajes se entiendan correctamente y provocando que aparezcan errores en los resultados.

También se aconseja no “bombardear” a los equipos con mensajes repetitivos, pasando así de un seguimiento de las tareas por e-mail, mensaje de texto y teléfono a una especie de ‘micromanagement’; y establecer normas de comunicación. En éste último caso, hay empresas como Merck que han creado acrónimos para sus comunicaciones digitales como "Respuesta de cuatro horas (4HR)" y "No hay necesidad de responder" (NNTR) que brindan previsibilidad y certeza a las conversaciones virtuales. “Los equipos individuales también pueden establecer sus propias normas, como usar o no Slack, Google Docs o grupos de Whatsapp”, indica el artículo.

Finalmente, se explican las oportunidades ocultas en las comunicaciones escritas. En este sentido explican que, a pesar de que las investigaciones han demostrado que “las personas introvertidas son menos inhibidas en las interacciones online que en las presenciales”, hay que tener cuidado con “el prejuicio virtual inconsciente, donde la puntuación, la gramática y la elección de palabras pueden revelar actitudes prejuiciosas hacia ciertos grupos”.

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