Cómo trabajar sin comprometer la productividad laboral

La correcta gestión del tiempo en el trabajo es vital para evitar que los plazos se alarguen y, futro de ello, los profesionales padezcan el llamado síndrome del ‘burn out’. Y es que la acumulación de tareas que implica la procrastinación y los elevados ritmos de trabajo que la digitalización ha traído consigo hace que la motivación descienda, las energías se consuman, la productividad caiga y aparezca el estrés laboral, causante de un alto volumen de bajas en las empresas.

Es por ello Edenred ha lanzado una guía que busca ayudar a las organizaciones a combatir dichos efectos, dando a conocer los principales errores que se producen a la hora de gestionar el tiempo en el trabajo y las consecuencias que dicha mala gestión genera en el entorno laboral como, por ejemplo, conflictos internos derivados de la tensión que produce las elevadas cargas de trabajo; la insatisfacción de clientes, que ven aplazadas las entregas; el incumplimiento de acuerdos con socios; el aumento de los costes; y, en definitiva, una pérdida de competitividad de la compañía, que ve ralentizados sus procesos productivos.

“Entregar un producto con retraso, no llegar a la fecha límite pactada en contrato, aumentar la carga de trabajo de un compañero para compensar la falta de eficiencia de otro son situaciones que pueden darse en muchas empresas diferentes”, explican desde Edenred. Por ello, atajar cuanto antes las cuatro causas que generan problemas de gestión del tiempo es clave.

En este sentido, los expertos de Edenred citan la ‘procrastinación’ de tareas como la primera de ellas. “Cuanto más se retrasan, mayor es la reticencia a abordarlas y el problema sigue creciendo”, señalan. Al respecto, aconsejan prestar atención a las herramientas de las que disponen los trabajadores para hacer frente a su trabajo diario, así como asegurarse de que comprenden las instrucciones que les permitirán completar sus tareas con éxito. “La comunicación es determinante para poder garantizar que el individuo recibirá el apoyo necesario, de forma puntual, caso de ser requerido”, añaden.

En segundo lugar, los expertos hablan de definir cómo de importante y eficiente es una reunión de trabajo para poder reducir la pérdida de tiempo que, en muchos casos, suponen realizarlas, no tanto por el objetivo por el que ha sido convocada sino por los flujos conversacionales que en ella se generan. Por tanto, hay que asegurarse de que en ella se tratan los temas que dieron lugar a su convocatoria, llegando a conclusiones claras y resolviendo las dudas que pueden surgir para evitar futuros errores.

Edenred también incide en el componente tecnológico y las distracciones que genera en los empleados. Concretamente, los expertos hablan de las alertas que avisan de la recepción de un mensaje o e-mail, lo cual alejan a los trabajadores del objetivo de productividad. “La gestión del tiempo en el trabajo debe hacerse de forma que se destine un momento específico en el curso de la jornada a realizar este tipo de consultas y responder a las que sea necesario”, aconsejan. “Otra buena solución complementaria es deshabilitar las alarmas y avisos, para evitar perder la concentración”, añaden.

Finalmente, los expertos de Edenred recomiendan diferenciar las tareas urgentes de aquellas que son importantes. “Priorizamos lo urgente, pero esto no siempre es lo más conveniente. La formación e información al respecto es la mejor forma de lograr que todos sepan tomar la decisión más adecuada en cada momento”, concluyen.