4 claves para una gestión óptima de la jornada laboral en verano

01/07/2019 · Cada vez son más las empresas que apuestan durante la época estival por la denominada jornada intensiva, un modelo de racionalización de horarios cuyo objetivo es facilitar la conciliación laboral y personal durante el verano, al mismo tiempo que mejora el descanso y la gestión del tiempo de los empleados.

La jornada intensiva proporciona a las empresas grandes ventajas, como una mayor productividad, implicación y motivación, aunque también implica que las tareas se tengan que realizar en menos tiempo, en comparación con la jornada habitual. A ello hay que sumar, además, la redistribución de la plantilla durante el verano para disfrutar del periodo vacacional. Por estas dos razones, la organización efectiva del horario de trabajo durante el estío es una de las prioridades a desarrollar por parte de los departamentos de Recursos Humanos en nuestros equipos.

“Para evitar que la época estival afecte al rendimiento, es imprescindible poner a disposición de los trabajadores herramientas que les ayuden a mejorar su productividad, ayudar a nuestros empleados a distribuir sus tareas y cargas, así como también reforzar la comunicación entre los equipos y desarrollar técnicas de planificación efectiva para rentabilizar mejor el tiempo en el trabajo”, indica Ana Romeo, directora de Recursos Humanos de Cigna España y embajadora Humans 4 Health by Cigna, que también destaca la importancia de “saber diferenciar lo urgente de lo importante y tener la capacidad para priorizar es esencial”.

Además, Romeo incide en que hay que tener en cuenta que cada persona tiene sus propios picos de productividad. Por ello, “también es clave conocerse y utilizar esto para la distribución de nuestro esfuerzo como empleados”, indica. De esta manera, algunas acciones que se pueden poner en marcha durante el verano y que ayudarán a los empleados a ser más productivos durante esta época son, según la experta, cuatro:

  • Ofrecer formación en las principales técnicas existentes en gestión del tiempo

Se trata de unos mecanismos de organización que ayudan a invertir mejor el tiempo y aprender a priorizar. Algunas de las más conocidas son, según Romeo, “la técnica Pomodoro”, que consiste en dividir la jornada laboral en pequeños tramos de 25 minutos (pomodoros). “Durante este tiempo, se deben evitar las distracciones. Cuando finaliza cada tramo, se hace un descanso de 3 a 5 minutos. Cada cuatro pomodoros o bloques de 25 minutos, con sus respectivos descansos, se hace una parada más larga, de entre 15 a 20 minutos”, explica.

Asimismo, cita “la técnica Eisenhower”, cuya efectividad reside en crear un cuadro de tareas que diferencie lo urgente y lo importante de lo que no lo es. “Así, se obtendrá lo que hay que hacer, lo que hay que delegar, lo que hay que decidir y lo que se puede posponer o eliminar”, señala.

También destaca de la “técnica Kanban”, que consiste en crear un cuadro donde mostrar el estatus de la tarea en todo momento; o el uso del “Esquema GTD (Getting This Done)”, donde se crea una lista para cada tarea, basada cada una de ellas en cinco principios: recopilar, procesar (analizar qué recursos son necesarios), organizar (clasificar tareas en: acciones próximas, proyectos, en espera, algún día, etc.), revisar y ejecutar”, explica.

Finalmente, habla de la “técnica Seinfeld”, basada en la elaboración de un gran calendario y trazar un cronograma con las tareas para cada día, tratando de alcanzar siempre la meta. “Se debe tener en un lugar muy visible para que el trabajador se sienta motivado y evite romper la cadena”, recomienda.

  • Fomentar la flexibilidad y redistribución del trabajo

Por otro lado, según el último estudio de Cigna, ‘360 Wellbeing Survey 2019: Well and Beyond’, el 25% de los empleados que sufren estrés lo achacan a que tienen demasiada carga laboral (la primera según el estudio). Por ello, estos meses en los que el volumen de trabajo desciende, es un buen momento para fomentar la flexibilidad laboral y para llevar a cabo una redistribución del trabajo. “Esto facilitará que, en septiembre, cuando aumente la carga laboral, se retome la actividad con las pilas cargadas y el ánimo necesario para emprender nuevos proyectos”, apuntan desde la compañía.

  • Promover la comunicación interna

También se incide en que una comunicación fluida entre el equipo hará más fácil saber en qué tarea se debe estar en cada momento, si hay algo urgente que haya que reforzar entre más empleados, si se puede dejar para otro momento o eliminarlo de la lista de pendientes.

  • Controlar la temperatura

Por último, se destaca el impacto que tiene la temperatura ambiente en la oficina, la cual es “clave para el confort de los empleados”. De hecho, según el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, la temperatura óptima en los puestos de trabajo debe encontrarse entre los 23 y los 27 grados, mientras que el RITE (Reglamento de Instalaciones Térmicas en Edificios) recomienda 23-25 grados.

TAGS: consejos | jornadas

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