Cómo comunicar un despido

Ante un despido, quizás no haya habido ningún acto malintecionado, sino simplemente que una persona no tiene las habilidades o aptitudes requeridas para el puesto, su perfil no encaja en el rol del cargo o la cultura corporativa, o forma parte de una ronda de despidos por reducción de personal.

¿Existen las mejores palabras o momentos para darle la noticia? ¿Podemos hacer algo para suavizar el golpe que representa dejarlo en la calle? Son preguntas que muchos deben hacerse cuando llega este temido día. Aunque no existe la fórmula mágica de proceder, la BBC propone algunos trucos para tratar de suavizar al máximo este tipo de procesos:

1. Intenta mejorar su desarrollo antes de tomar una decisión precipitada

"Concédele el beneficio de la duda. Si tuviera las habilidades necesarias, ¿las usaría? Enséñale esa habilidad, tomándote el tiempo para asesorarlo, paso a paso, poniendo toda tu atención", apunta Alicia Bassuk, asesora de liderazgo ejecutivo de Chicago. Si luego las cosas siguen sin funcionar, entonces está claro que quizás no era el perfil idóneo para el puesto.

2. Haz lo correcto

Despedir a alguien "nunca es fácil, porque es algo que impacta a individuos, familias, lugares de trabajo y comunidades, pero a veces es inevitable", señala Bassuk. Antes de despedir a un empleado, la experta recomienda asegurarte que, como gerente, has hecho todo lo posible para desarrollar sus habilidades. También debes consultar al departamento de recursos humanos para asegurarte de que estás siguiendo el proceso correcto.

3. Cuida las formas

Además de la persona afectada, para muchos gerentes, afrontar el proceso de despido de un empleado puede ser una situación muy estresante, para la que no tienen la capacitación necesaria.

Es fundamental recordar la diferencia entre "lo que haces y cómo lo haces", subraya Robert Sutton, autor del libro Good Boss, Bad Boss ("Buen jefe, mal jefe") y profesor de Ciencias de la Gestión de la Universidad de Stanford.  "Es importante ayudar a las personas a entender por qué (el despido) es necesario, que es justificable y no es simplemente a consecuencia de la decisión de un jefe loco".

4. Explica claramente cuál es el problema

Incluso si la razón del despido está relacionada con el comportamiento del empleado en la oficina, se recomienda que no utilices la reunión como una oportunidad para juzgarle o señalarle. 

"Puede ser tentador hacerlo y decir todo lo que siempre quisiste. Esto puede ser visto como una justificación y no tienes que justificarte", afirma Jorg Stegemann, director del Kennedy Executive Search, una empresa asesora en la búsqueda de ejecutivos.

Cuando llegue la hora de la reunión, tendrías que disponer de la evidencia contrastada y documentada de que la persona no está encajando en el puesto.

5. Cuida el tono antes y durante la comunicación

"Si algo va mal, siempre mantén un registro escrito y no solo verbal", apunta Stegemann. El experto conseja enviar correos electrónicos que detallen claramente los problemas, además de comunicarlos verbalmente al empleado, para que quede evidencia escrita de los desacuerdos. 

Por ejemplo: "Llegaste tarde al trabajo por segunda vez esta semana. Esto compromete la produccion y los resultados del equipo. Por favor asegúrate de llegar a tiempo o tendremos que tomar acciones disciplinarias. Eres un empleado leal y contamos contigo". De esa forma "el empleado no puede decir que "no lo sabía", resalta Stegemann.

6. Corto y conciso

Tampoco es buena idea que la reunión se prolongue demasiado. Siempre puedes pedir ayuda a recursos humanos sobre el lenguaje que te puede ayudar a mantener el foco de la conversación. 

Además, hay muchos managers que confunden esta comunicación con una reunión de feedback. Según Bassuk, una vez que se toma la decisión, "es demasiado tarde para dar feedback". "Hazlo breve, rápido y claro", aporta Stegemann. "Evita expresiones como "sabes, no ha sido fácil para todos nosotros…'". Se trata de una tortura innecesaria para el empleado y puede hacerlo dudar sobre lo que realmente le están diciendo. 

En su lugar, Stegemann recomienda comunicar en la primera frase el motivo del despido, y tomar una pausa de cinco segundos para que la persona pueda digerir lo que le acaba de decir. A continuación, procede a dar una explicación más detallada.

7. Ve acompañado

Stegemann dice que puede suceder de todo al comunicar despidos, desde lágrimas hasta gritos u otros comportamientos más agresivos. Por lo tanto, es mejor no ir solo a la reunión. "Lleva a otro gerente contigo, preferiblemente de recursos humanos, en caso de que ocurra algo fuera de lo ordinario", indica. "Puede que la situación se torne emocional y nunca sabes cómo (la persona) va a reaccionar".