Cómo respetar la desconexión digital de los empleados en vacaciones

En la actualidad, son varias las empresas que ya están teniendo que hacer frente a la organización de las vacaciones de muchos de sus empleados. Además de tener que gestionar la repartición de días, los responsables de recursos humanos deben concretar cómo se va abordar la sobrecarga de trabajo que dichas ausencias van a generar, determinando si la solución pasa por incorporar un nuevo integrante temporal al equipo o, si por el contrario, la plantilla va a ser la responsable de asumir la carga.

Esto es especialmente crítico cuando la ausencia es la de un líder, que es responsable de uno o varios equipos, pues supone un mayor número de responsabilidades, así como de aquellos profesionales cuya función se relaciona directamente con el trato a clientes. Son en estos casos donde se deben marcar las pautas de comunicación que, en caso de imprevistos, podrían tenerse que aplicar, sin que con ello se socave el derecho a la desconexión que todo empleado tiene, al margen de la función que desempeñe en la organización.

Dicho derecho ya ha sido establecido por ley en Francia, donde se impide que las empresas contacten con sus profesionales fuera del horario laboral. En este sentido, si bien en España no existe una norma como tal, la Ley Orgánica 3/2018 del 5 de Diciembre (Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales – LOPDGDD) introducía en su artículo 20, el derecho de los trabajadores a la intimidad, en relación con el entorno digital, y a la desconexión.

“Los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por el empleador, a la desconexión digital y a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización en los términos establecidos en la legislación vigente en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales”, se lee en el artículo, que no obstante no incorpora pautas tan estrictas como la ley francesa.

Pese a ello, a sabiendas de los resultados que algunos estudios han evidenciado en relación con las consecuencias que tiene el llamado ‘Síndrome Burnout’, un estado de agotamiento físico, emocional o mental que mina la autoestima de los profesionales, así como su eficiencia, concentración, productividad y, en última instancia, les lleva a querer marcharse de la empresa, son varias las organizaciones que se han concienciado sobre la importancia de respetar el tiempo de desconexión de los profesionales. Pero, ¿cómo hacerlo? Up SPAIN, compañía experta en beneficios sociales para empresas, ha publicado cinco consejos:

1. Concretar los asuntos pendientes que se van a dejar inconclusos. Por un lado, se recomienda a los profesionales hacer saber a la empresa qué asuntos van a quedar pendientes de resolver, cuáles son las necesidades de cada una de las tareas y las personas implicadas en ella, así como la forma en la que se puede contactar con los agentes implicados, a fin de facilitar la delegación de tareas.
   
   
2. Delegar responsabilidades. ¿Quién se va a encargar de qué? Resolver esta cuestión es crítica para evitar interrupciones innecesarias. Además de informar previamente a la persona que será la encargada de asumir la nueva tarea, durante un tiempo limitado, es importante elegir a dicho responsable en función de sus dotes, habilidades y conocimientos, garantizando así que sea capaz de resolver los futuros inconvenientes que puedan ir surgiendo.
   
   
3. Establecer una disciplina de contacto. Otro paso clave es determinar por qué asuntos, en qué momentos y de qué forma se puede contactar con el personal que está de disfrutando de sus vacaciones. Esto es vital en el caso de que el profesional ocupe un puesto de responsabilidad y de que el asunto a tratar sea crítico. Por tanto, se debe acordar cuáles serán esas situaciones (por ejemplo aquellas relacionadas con clientes importantes), y cuál va ser la fórmula de comunicación.
   
   
4. Uso eficiente de la tecnología. Ligado al punto anterior, hay que concretar si se va a ejercer la comunicación vía e-mail, por medio de mensajes directos y privados en redes sociales o a tarvés de teléfono móvil, ya sea por mensajería o a través de llamadas de voz. No obstante, Up SPAIN aconseja a los profesionales delimitar el uso de estas herramientas y plataformas en el tiempo de ocio, aunque destacan la importancia de estar al día de la actualidad de la compañía, en especail en el caso de los responsables de equipos.
   
   
5. Controlar los tiempos de comunicación. Finalmente, es importante que los mensajes que se transmitan sean claros, concisos y concretos para evitar que el momento de contacto se alargue y facilitar la concreción de una rápida solución.