Cómo ganar la guerra del correo electrónico

26/07/2019 · Las nuevas tecnologías han traído consigo muchos beneficios relacionados con una mayor agilidad de respuesta en muchos procesos, que lleva implícita una mejora de la productividad y eficiencia en el trabajo. Sin embargo, para ello, es imprescindible mantenerse alejado de las distracciones que genera la hiperconectividad.

La tecnología móvil permite acceder a un sinfín de aplicaciones destinas a facilitar muchos procesos a los profesionales. Es el caso del correo electrónico, las app conversaciones -como WhatsApp o FaceTime- o las redes sociales, que si bien ha agilizado la comunicación, también genera distracciones que ralentizan el trabajo diario en las empresas.

De hecho, según expone Roi Ben-Yehuda, formador en LifeLabs Learning, en un artículo publicado en Fast Company, “un empleado de oficina promedio, recibe 126 mensajes por día, dedica el 28% de su semana a revisar e-mails, es interrumpido 11 veces por hora y abre los correos electrónicos a los seis segundos de recibir la notificación”.

Es por ello que, con el fin de ayudar a los profesionales a no perder el enfoque y a ver disminuida su productividad e incrementado su estrés laboral, el experto propone cuatro ideas que facilitan una mejor gestión de los correos electrónicos.

  1. Realizar auditorías por e-mail, analizando cuántos correos se reciben al día para, de este modo, incrementar la conciencia sobre la importancia que tiene limitar el tiempo que se dedica a su revisión.

  2. Crear una jerarquía a la hora de saber cuál abrir. Hay que priorizar los e-mails que provienen de un jefe, de los administrativos (como el boletín semanal) o los enviados por clientes claves, que son importantes atender en primer lugar. En este sentido, un estudio llevado a cabo por Dan Ariely reveló que solo el 12% de los correos electrónicos requieren atención inmediata.

  3. Acortar las respuestas que se dan por e-mail. Otro consejo clave es no escribir respuestas a e-mails de más de cinco frases. “Cualquier cosa más allá de cinco oraciones es una llamada telefónica o una reunión en persona”, apunta Roi Ben-Yehuda. De este modo, no solo se ahorrará tiempo a nivel personal, sino que se será un comunicador mucho más conciso y se aumentará la probabilidad de obtener una respuesta. De hecho, un estudio realizado por Boomerang, reveló que los correos de entre 50 y 125 palabras tenían la tasa de retorno más alta.

  4. Procesamiento por lotes de los e-mails. Revisar y administrar el correo a horas establecidas durante el día, permite ser más estratégico –en lugar de reactivo- ante la recepción de notificaciones, las cuales se recomienda deshabilitar, así como las ventanas emergentes. “La mayoría de las personas seleccionan tres períodos de procesamiento por lotes a lo largo del día, pero depende de sus necesidades”, concluye el experto.

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