Consejos para que gestionar mejor tu tiempo de trabajo

02/04/2020 · No tengo tiempo, no me ha cundido nada el día, ¿cómo han pasado las horas tan rápido? Seguro que te has formulado estas preguntas y afirmaciones más de una vez en relación a tu gestión del tiempo. La productividad es uno de los temas recurrentes que más valoran las empresas y también los profesionales, y más ahora, cuando la mayoría de los empleados están trabajando desde casa, después que el gobierno decretara la prórroga del estado de alarma derivado de la crisis del Covid-19.

Una gestión eficiente del tiempo mejora nuestra productividad y nuestra calidad de vida. Las personas poco productivas siempre tienen la sensación de llegar tarde y mal a las cosas, mientras las personas que mejor optimizan su tiempo suelen estar más tranquilas y acabar la jornada laboral más satisfechas.

¿Cómo convertirnos en profesionales productivos?

Para empezar, te recomendamos plantearte primero estos son los 4 puntos clave sobre la productividad:

  1. Organización: pregúntate cómo almacenas y proceso las tareas que tienes que hacer en un día, en una semana o en un mes.
  2. Información: de qué manera puedes acceder más rápidamente a la información que te interesa.
  3. Automatización: si puedes hacer algo igual o mejor y en menos tiempo, ¡pruébalo siempre!
  4. Distracciones: pregúntate; "en qué demonios he perdido mi tiempo y cómo puedo evitarlo para el futuro". Seguro que las conclusiones que saques te ayudarán en un futuro.

A continuación, te exponemos algunos de los mejores métodos para gestionar el tiempo de forma óptima, tal y como nos explica Sodexo aquí:

La matriz Eisenhower

Dwight Eisenhower fue general del ejército norteamericano durante la Segunda Guerra Mundial y presidente de los Estados Unidos de 1953 a 1961. Además, también fue conocido por su gran habilidad para gestionar su tiempo y mantenerse productivo lo largo de semanas, meses e incluso años. Su método de gestión del tiempo más célebre se conoce como la Caja o Matriz de Eisenhower y funciona así:

En primer lugar, hay que separar las tareas en cuatro bloques:

  • 1. Urgente vs importante: hay que saber diferenciar entre lo que puede ser urgente -una llamada de un cliente-, y lo que es importante -el plan de contención de gastos debido al Covid-19-.
  • 2. Importante, pero no urgente: Son tareas que puedes programar para hacer más adelante.
  • 3. Urgente, pero no importante: Tareas que puedes delegar en otra persona.
  • 4. Ni urgente ni importante: Tareas que puedes descartar o eliminar, directamente.

Bajo este método, es recomendable limitar el número de tareas de cada tipo a un máximo de ocho por cuadrante para asegurar que tengas un plan realista de gestión del tiempo.

La ventaja del método Eisenhower radica en la posibilidad de clasificar de una forma muy clara y visual la urgencia y la importancia de cada tarea en la famosa caja de cuatro cuadrantes.

El método POSEC

Este método está basado en la teoría de Abraham Maslow sobre la jerarquía de las necesidades, que implica priorizar las tareas aplicando los criterios de organización, racionalización, economizar y contribuir.

De esta manera, los objetivos principales se dividen en tareas más pequeñas y en objetivos menores. Se creó con el propósito de contribuir a la eficiencia personal de cada uno y a una mayor eficacia de los equipos de trabajo. Además, ayuda a conciliar la gestión del tiempo de las tareas laborales con las actividades personales, familiares y sociales.

El método Dominó

La física demuestra que una ficha de dominó puede derribar otra que es un 50% más grande. Cuando se trata de administrar el tiempo, piensa en tus tareas como si fueran las fichas del dominó y verás que los pequeños avances positivos pueden llegar a convertirse en grandes logros.

¿Cuál es la única cosa que puedo hacer para que, una vez terminada, todo lo demás sea más fácil o innecesario? Puedes aplicar esta pregunta a cada uno de tus objetivos o tareas. Entonces, averigua cuál es tu primera ficha de dominó (tarea) y llévala a cabo, de modo que todo lo demás será más fácil.

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