Las principales causas de pérdida de tiempo en el trabajo

No se trata de trabajar más, sino de trabajar más inteligentemente, haciendo nuestra la máxima de que "el tiempo es oro". Por ello, los expertos de Arquitectura en línea han identificado las principales causas de pérdida de tiempo en el trabajo para que puedas trabajar en ello y evitar estos momentos en los que nos sentimos bloqueados e impotentes ante la acumulación de tareas. 

Falta de concentración

No dedicar tiempo suficiente a las tareas importantes y constantes interrupciones conspiran contra el principio de concentración. El directivo debe planificar su día y su semana incluyendo horas sin interrupción de acuerdo a sus necesidades y un plan de entrevistas. Debe hacer todo lo posible para evitar las entrevistas no concertadas previamente y con relación a las fijadas, debe lograr puntualidad para comenzarlas y terminarlas.

No delegar

Los directivos obtienen resultados a través del trabajo de la gente. Quien realiza una tarea que pueda delegar está perdiendo su valioso tiempo. La falta de delegación tiene los siguientes efectos negativos: el directivo no tiene tiempo de ocuparse de las propias funciones porque está ocupado de las que corresponden al colaborador; se desaprovechan recursos de la empresa porque el tiempo del directivo es más costoso que el del colaborador; al eximirlo de la realización de tareas de responsabilidad se impide el desarrollo profesional del colaborador.

Para una adecuada delegación de las tareas, el directivo debe tener en cuenta los siguientes principios:

• Confiar la tarea al colaborador más competente para la realización de la misma, explicándole el contenido y el sentido del encargo.
• Fijar fechas de cumplimiento.
• Utilizar un sistema de control de la ejecución.
• No desligar a ningún colaborador de la obligación de realizar la tarea correctamente, devolviéndole el trabajo defectuoso con las correcciones del caso, en lugar de realizarlo personalmente.

Reuniones infructuosas

En todas las organizaciones se realizan reuniones de rutina que normalmente no tienen objetivos claros y que sólo representan pérdida de tiempo. Por otra parte, asisten a esas reuniones personas que no son necesarias, que nada aportan, y que son invitadas sólo por costumbre. Más que una contribución su presencia es una molestia.

El directivo debe implementar un sistema de preparación y desarrollo de las reuniones de modo que sólo se hagan aquellas estrictamente necesarias a las que únicamente asistan las personas cuya participación contribuye al logro de los objetivos de la reunión

Falta de información

Los directivos toman desiciones basados en hechos y no en suposiciones o en opiniones. Para ello deben contar con información adecuada, completa, y oportuna. De acuerdo a la magnitud y necesidades de cada organización debe crearse un sistema de información que permita al directivo conocer la realidad, a fín de estar en condiciones de adoptar correctas desiciones.

Demora en la toma de decisiones

Una vez conocidos los hechos el directivo debe decidir, no debe demorar en resolver las cuestiones de menor importancia.
Las decisiones de mayor trascendencia pueden requerir un análisis más detenido. Pero en ningún caso la decisión debe demorarse más allá del tiempo estrictamente necesario.

No es lo mismo tiempo invertido en analizar una situación que requiere decisión, que postergación del análisis por temor a comprometerse si la decisión resulta equivocada. Una decisión postergada puede significar pérdida de valiosas oportunidades para la empresa.

Insuficiente capacitación del personal

El personal puede estar desaprovechado cuando, siendo competente en general, carece de formación específica en ciertos aspectos de su tarea. Para evitar ello deben existir programas de capacitación general e individual, internos y externos, a fín de cubrir esos aspectos.