La robotización de los RRHH en España

El informe pone de manifiesto que, mientras que el 46% de los 192 responsables de RRHH consultados para la elaboración de este informe ni siquiera han oído hablar de la existencia de soluciones RPA (Robotic Process Automation) para la automatización de procesos de gestión de su área, otro 37% considera que el grado de conocimiento en el área de Recursos Humanos de su empresa sobre la automatización de procesos con RPAs es bajo, o directamente nulo.

Una situación, lamentan los autores del informe, que imposibilita que las empresas se beneficien de las diversas ventajas que los RPAs pueden aportar a las empresas en términos de gestión de sus personas. Entre ellos, citan: 

• Aumento en la velocidad de ejecución de los procesos.
• Aumento de su fiabilidad al reducirse el número de errores humanos derivados de movimientos manuales de datos.
• Ahorros de costes de personal.
• Mejora de la experiencia de los usuarios.
• Mayor seguridad en el tratamiento de la información.
• Menor necesidad de intervención humana.

Todos estos aspectos, apunta el informe, se tornan especialmente necesarios en contextos "donde las empresas se
enfrentan a muchas dificultades para captar el talento que necesitan y en el que precisan llevar a cabo implantaciones más rápidas y menos costosas comparadas con otro tipo de soluciones, una gran escalabilidad, etc." A todas estas cuestiones,  prosigue, hay que añadir un aspecto fundamental y es que "la automatización de las tareas más repetitivas y de menor valor añadido, puede ayudar a reposicionar la función de Recursos Humanos como un socio estratégico para el negocio al liberarla de la carga administrativa o burocrática que esta función ha venido desempeñando tradicionalmente".

Procesos automatizables

En cuanto a los procesos de RRHH automatizables, las soluciones RPA resultan particularmente adecuadas para todos aquellos procesos de carácter transaccional, que implican extraer información de ficheros o documentos con un alto contenido de datos estructurados para su posterior volcado en otras herramientas o sistemas. El informe hace mención explícitamente de "procesos fácilmente estandarizables, donde la intervención de una persona no influye ni marca una particular diferencia, y con un volumen suficiente para que la inversión tenga un retorno rápido para la empresa. Aunque se suele comenzar por su aplicación en procesos de nómina y administración de personal, los RPAs también pueden aportar ventajas en otros ámbitos de gestión de talento tales como el reclutamiento, onboarding, formación, reporting de RRHH, etc."

Los expertos consultados coinciden asimismo en que el tamaño de la empresa no es ningún obstáculo para la implantación de RPAs. Y señalan: "Al tratarse de soluciones no invasivas, se pueden implantar sin apenas impacto en la infraestructura tecnológica de la empresa y no requieren inversiones adicionales en hardware." Pese a ello, el desconocimiento general de estos procesos juega en detrimento de su plena implantación. El informe revela en ese sentido que, aunque el 10% de los responsables consultados dice estar en proceso de implantación de este tipo de soluciones (y el 12,5% dice estar valorando esta posibilidad), únicamente el 2,6% afirma tener ya implantada alguna solución RPA en procesos de gestión de personas en sus organizaciones.

Entre los beneficios referidos por los encuestados que sí habían implementado soluciones RPA, destacan sobre otros la reducción en el tiempo de ejecución de las tareas, el incremento de la productividad, el incremento de la agilidad y la flexibilidad, la reducción de errores y la reducción de costes.

Por otro lado, entre los principales obstáculos para la implantación de soluciones RPA las empresas sitúan en la primera posición, con bastante diferencia, el desconocimiento de los beneficios de los RPAs. Sin embargo, existen discrepancias en cuanto a qué factores deben ocupar las posiciones segunda y tercera. Mientras que para las empresas que ya tienen implantadas soluciones RPA, estos puestos corresponden respectivamente a la posible destrucción de empleo y al marco legal, en el caso de las empresas que están en proceso de implantación de RPAs o valorando esta
posibilidad, corresponden al coste de este tipo de soluciones y a la falta de capacidades de los usuarios.

El informe repasa asimismo cuáles son las claves para implantar con éxito una solución RPA y contiene los casos de éxito de tres empresas como Capgemini, Konecta y Prosegur.