Minimizando los riesgos y las cargas administrativas de los profesionales de RRHH

21/12/2020 · El actual contexto ha dejado patente que la digitalización de los procesos de RR.HH. ya no es una opción. Con la digitalización, los profesionales de RRHH no solo pueden focalizarse en su principal actividad, sino que también pueden conseguir aumentar su desempeño y capacidad de respuesta.

Según el estudio realizado por la consultora francesa especializada en el mercado digital, MARKESS by exægis, sobre los principales retos que las empresas deben de afrontar en 2020 en materia de digitalización, el 70% de los consultados manifestaba su apuesta por la automatización de procesos y un 66% por la mejora del desempeño de la función de los Recursos Humanos.

De acuerdo a la visión de Cornerstone OnDemand en su eBook junto a la consultora MARKESS by exægis, "Profesional de RRHH: minimiza los riesgos y reduce la carga administrativa de tus tareas", la función de Recursos Humanos ya no debe considerarse como un proveedor de servicios internos y un centro de coste, sino como un verdadero "Talent Partner" y una fuente generadora de productividad y competitividad para tu organización.

Estas son algunas de sus conclusiones principales:

Automatizar y asegurar las tareas administrativas

¿Cuántas horas pueden desperdiciar los departamentos de Recursos Humanos revisando manualmente información como nombres, direcciones u otra información en bases de datos; validando permisos, días libres por concepto de reducción de tiempo de trabajo y gastos profesionales; actualizando horarios o intercambiando información con sus proveedores?

Según el realizado por MARKESS by exægis, el 83% de los responsables de RRHH consultados utiliza soluciones de HCM globales o herramientas especializadas.

El 8% de los Responsables de RRHH aún gestiona sus procesos de administración de forma manual

Sin embargo, el 21% de los responsables de Capital Humano todavía declara que gestiona sus procesos de administración de personal utilizando herramientas ofimáticas, principalmente hojas de cálculo como Excel, y el 8% lo hace manualmente.

En tiempos de crisis, la automatización de los procesos de RR.HH., llevada a cabo principalmente para reducir la carga de trabajo administrativo de los profesionales de RR.HH. y evitar errores en el registro de datos, debe aplicarse para facilitar la comunicación interna de la empresa. La pandemia del COVID-19 ha puesto de manifiesto la importancia de extender la digitalización de los procesos de RR.HH. en tiempos de crisis

Tal y como apuntan los expertos de la consultora, la automatización de los procesos de RR.HH. reduce la carga administrativa, para que esta función pueda centrarse en sus tareas estratégicas, consolidando la labor de la dirección de RR.HH., y posicionándose como un verdadero socio estratégico de la dirección general.

En el marco de la aplicación de proyectos de digitalización, el 66% de los responsables de RR.HH. consultados ha implantado, o tiene la intención de hacerlo a finales de 2020, KPIs para evaluar el desempeño de la función de RR.HH. y el riesgo humano.

Digitalizar y hacer más fluida la comunicación con los organismos gubernamentales

En los últimos años todas las empresas se han visto abogadas a la digitalización de los intercambios que realizan con los diferentes organismos gubernamentales.

Inmersas en la carrera de la digitalización, las organizaciones se esfuerzan cada vez más por sacar el máximo partido a las innovaciones tecnológicas para incrementar su eficiencia. Por ello, contar con sistemas que les ayuden a recopilar toda la información a intercambiar con la Seguridad Social (INSS, TGSS) y el Ministerio de Trabajo (SEPE), se ha vuelto indispensable para automatizar y optimizar la mayoría de las comunicaciones con estos organismos, como por ejemplo la tramitación de los partes de alta y baja médica, cotizaciones a la seguridad social y subsidios familiares, prestaciones, etc.

En 2014, el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea adoptaron el Reglamento sobre identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas para todos los países de la UE. Denominado eI DAS (por sus siglas en inglés), este reglamento regula la identificación electrónica y normaliza el marco jurídico para su uso. Como consecuencia de la aplicación de estas dos legislaciones, es recomendable que las empresas cuenten con una solución de firma electrónica.

La firma electrónica puede utilizarse en todo tipo de documento que vincule a la empresa con la administración o los organismos sociales, por lo que ayuda a reducir la carga administrativa de los profesionales de RR.HH., puesto que ya no tienen que imprimir documentos, firmarlos y escanearlos y subirlos a una aplicación.

Además, permite ahorrar tiempo, reducir los costes de impresión, reducir el impacto medioambiental y, por consiguiente, mejorar la RSC y garantizar que los documentos de RR.HH. firmados electrónicamente no serán falsificados.

El 49% de los Responsables de RRHH tiene programado utilizar la firma electrónica para finales de 2020

Conscientes de estos beneficios, el 17% de los responsables de la toma de decisiones de RR.HH. ya la utilizaba en 2018 y el 49% tenía programado utilizarla para finales de 2020.

Garantizar el cumplimiento legal

Como ya sabemos, el marco español en materia de legislación laboral y gestión de nóminas es complejo.

Existen múltiples elementos evolutivos que deben tenerse en cuenta para el cálculo de la nómina y la administración de personal, entre ellos se encuentran: la tipología de la relación laboral (contratos indefinidos, contratos temporales, contratos a tiempo parcial, etc.), los convenios colectivos (tablas salariales, jornada laboral, ausencias y absentismos, etc.), las prestaciones (incapacidad temporal, maternidad/paternidad, pensiones por jubilación, ERTEs, etc.) y las mejoras salariales (retribuciones complementarias, retribución flexible, salarios en especie, etc.)

Tras la implantación de la Cotización a la Seguridad Social mediante el sistema de liquidación directa (SLD), las empresas españolas tuvieron que evolucionar y adaptar sus soluciones de nóminas y administración de personal a los requerimientos de este sistema. Sin embargo, existen empresas que aún no se han aplicado todas las posibilidades que ofrece la Seguridad Social actualmente, lo que puede dar lugar a incidencias.

Las consecuencias para la empresa son múltiples y pueden llegar a ser críticas: multas, sanciones administrativas, amonestaciones, riesgos de conflictos laborales, deterioro de la imagen de la empresa, etc.

En este camino, los profesionales de RR.HH. deberán presentar, cuando sea necesario, los documentos justificativos relativos a la actividad de los empleados, para demostrar el cumplimiento con las exigencias del gobierno.

Por ejemplo, puede ser necesario elaborar informes parciales de actividad que el gobierno podrá monitorizar para verificar que se hayan acatado las disposiciones relativas al desempleo parcial.

el 64% de los directores de RRHH afirma haber rediseñado los espacios de trabajo para respetar el distanciamiento social

Asimismo, en el caso de viajes de negocios obligatorios, es posible que los directores de RR.HH. tengan que demostrar la necesidad del viaje y proporcionar al (a los) empleado(s) que viaje(n) los certificados necesarios.

Por último, los directores de RR.HH. deben velar por que se cumplan las nuevas normas sanitarias, adaptando las condiciones laborales (equipamiento, horarios, distancia de seguridad, etc.). En este sentido, el 64% de los directores de RR.HH. consultados afirma haber rediseñado los espacios de trabajo para respetar el distanciamiento social.

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